نکاتی برای تغییر سیستم های حسابداری در سال 2025

با این حال ، گاهی اوقات ، مزایای جابجایی به نرم افزار جدید از هزینه یادگیری یک سیستم جدید بیشتر می شود. اگر سیستم حسابداری منسوخ شما نمی تواند از رشد شما پیروی کند ، می خواهید یک سیستم حسابداری قوی تر مانند نرم افزار دشت داشته باشید ، یا فروشنده شما دیگر نیازهای شما را پشتیبانی نمی کند ، ممکن است زمان آن باشد که تغییر کند. ما به شما کمک خواهیم کرد تا بفهمید چه زمانی ممکن است زمان انجام حرکتی باشد ، چه چیزی را در نرم افزار حسابداری جستجو کنید و چگونه می توانید یک مهاجرت سیستم حسابداری موفق داشته باشید.

آیا وقت نرم افزار حسابداری جدید است؟

بسیاری از مشاغل کوچک با یک سیستم حسابداری ضعیف شروع می شوند: یک بسته نرم افزاری رایگان به علاوه برخی از صفحات گسترده اکسل ، همه در یک لپ تاپ ذخیره می شوند. یا شاید شما در یک شرکت بزرگتر کار می کنید و سیستمی را "به ارث می برید" که دیگر نیازهای اهداف رشد شما را برآورده نمی کند. در هر صورت ، همه اینها منجر به مبارزه بیشتر از آنچه ارزش آن را دارد. با این حال ، سیستم آشنا است ، پس چرا تغییر می کند؟

پایان چرخه زندگی نرم افزار

این حس خوب برای فروشندگان است که ابزارهای نرم افزاری را که میلیون ها شرکت هنوز از آن استفاده می کنند ، حفظ کنند. اما هنگامی که فقط تعداد کمی از مشتری باقی می مانند ، این نرم افزار احتمالاً به تاریخ پایان عمر خود رسیده است و ممکن است فروشنده دیگر از آن پشتیبانی نکند.

شما هنوز هم ممکن است بتوانید برای یک دوره زمانی از یک سیستم بازنشسته استفاده کنید ، اما این خطرناک است - به ویژه با چیزی به اندازه اطلاعات مالی شما. اگر نرم افزار حسابداری قدیمی خراب شود ، ممکن است خود را در حال نگه داشتن کیف باشید. به همین ترتیب ، فروشنده ممکن است از انتشار تکه ها و به روزرسانی ها دست بکشد ، به مجرمان اجازه می دهد تا آسیب پذیری ها را کشف و بهره برداری کنند و داده های شما را به خطر بیاندازند. 

مقیاس گذاری و بهبود عملکرد

برخی از سیستم ها به سادگی مقیاس خوبی ندارند. آنچه در زمانی که مشاغل شما در هفته چند ده معامله انجام داده بود ، کار می کرد ، اکنون نمی تواند مقابله کند که صدها یا هزاران فاکتور را پردازش می کنید.

نرم افزار قدیمی حسابداری کمتر بصری و یادگیری دشوار است. این ممکن است برای شما یا تیم حسابداری شما مشکلی نداشته باشد زیرا شما این مدت طولانی از آن استفاده کرده اید ، اما اگر کارکنان شما در حال رشد است ، به کارمندان جدید آموزش می دهد که چگونه می توانند فاکتورها و گزارش های هزینه را در یک سیستم قدیمی تر وارد کنند ، وقت گیر است و ممکن است آموزش و پشتیبانی سخت باشد.

کمبود ویژگی های پیشرفته

اگر سیستم حسابداری فعلی شما فاقد ویژگی های پیشرفته مانند اتوماسیون داخلی AR و AP ، تجزیه و تحلیل با هوش مصنوعی یا ادغام های یکپارچه است ، ممکن است زمان آن باشد که یک به روزرسانی را در نظر بگیرید.

نگاهی سخت به سیستم فعلی خود و ویژگی های ارائه شده بیندازید. در حالی که ممکن است شامل برخی از اتوماسیون یا هوش مصنوعی باشد ، این ابزارها ممکن است به اندازه کافی قوی یا مقیاس پذیر نباشند تا از پایداری و رشد بلند مدت مشاغل شما حمایت کنند.

در نرم افزار حسابداری به دنبال چه چیزی باشید

برای شروع آماده سازی برای تغییر سیستم های حسابداری ، به روشنی آنچه را که از یک ابزار نرم افزاری جدید نیاز دارید مشخص کنید. به عنوان مثال ، بزرگترین مسائلی که با سیستم فعلی خود دارید چیست؟ اگر از کندی آن تغذیه شده اید ، یا ایجاد صورتهای مالی چقدر سخت است ، اطمینان حاصل کنید که چگونه این موضوع در یک سیستم جدید مورد توجه قرار می گیرد.

در مرحله بعد ، تصمیم بگیرید که کدام ویژگی ها در یک سیستم حسابداری مدرن برای شما ضروری است و داشتن کدام یک از آنها خوب است. آیا حسابداری مبتنی بر ابر ، قابلیت اتوماسیون غنی ، گزارشگری عمیق مالی یا ادغام با سایر برنامه ها است؟ شما باید در جستجوی سیستم مناسب بیشترین اهمیت را داشته باشید. سعی کنید نرم افزار حسابداری خودر را از شرکت های بزرگ مانند پارسیان ، سپیدار سیستم ، آریاتراز فرداد ، هلو و ... خریداری کنید.

نگرانی های کلیدی برای نرم افزار حسابداری جدید

• چه کسی نیاز به دسترسی به حساب ها دارد؟
• چقدر دسترسی به آنها نیاز دارند؟
• آیا نرم افزار جدید می تواند با رشد شما مقیاس کند؟
• آیا می توانید ابزار جدید را متناسب با نیاز شرکت خود تنظیم کنید؟
• آیا یادگیری آن آسان است؟
• آیا فروشنده آموزش یا آموزش را ارائه می دهد؟
• آیا سیستم امنیت سایبری مورد نیاز شما را ارائه می دهد؟
• آیا می تواند با CRM شما ادغام شود؟

مهاجرت سیستم حسابداری

یک جدول زمانی ایجاد کنید که اطمینان حاصل کند که شما کاملاً آماده هستید و می توانید تیم خود را برای این حرکت آماده کنید. توضیح دهید که چرا اکنون نرم افزار حسابداری را تغییر می دهید و برخی از راه های تغییر را به نفع آنها نشان می دهید. اطمینان حاصل کنید که این تیم با آموزش تنظیم شده است و انتظارات را از نحوه تعامل آنها با سیستم درک می کند.

1. چه موقع مهاجرت کنید

مزیت تغییر سیستم های حسابداری در پایان یک چهارم یا یک سال این است که حسابهای موقت را می بندید و به هر حال تعادل را منتقل می کنید. چرا داده های خود را همزمان به یک سیستم جدید منتقل نمی کنید؟ نمودار حساب ها را تهیه کنید ، و حساب های دفترچه مورد نظر خود را در سیستم جدید لیست کنید. بسته به پیچیدگی نمودار ، ممکن است به حساب های کمتری نسبت به اکنون نیاز داشته باشید.

2. به چه نرم افزار حسابداری مهاجرت کنیم

با مشاور پیاده سازی خود همکاری کنید تا اطمینان حاصل کنید که درک کاملی از آنچه داده ها برای مهاجرت نیاز دارند و چه مسئولیتی دارید ، دارید. از تاریخ انتقال ، شما باید مواردی مانند مطالبات باز ، بازپرداخت های باز و در صورت لزوم ، مانده موجودی و همچنین اطلاعات مربوط به مقامات مالیاتی پرداخت را وارد کنید. تصمیم بگیرید که چقدر می خواهید مالی مقایسه ای را اجرا کنید تا بتوانید برای آن دوره ها مانده های پایان را وارد کنید.

3. انتقال اطلاعات و تغییر نرم افزار حسابداری

فرآیند فنی برای مهاجرت سیستم حسابداری بسته به سیستمی که انتخاب می کنید متفاوت است. مراحل عملی یکسان است ، با شروع پشتیبان گیری از اطلاعاتی که از سیستم حسابداری قدیمی خود حرکت می کنید. اگر مشکلی پیش بیاید ، می توانید تا زمانی که هنوز داده های اصلی را در دست دارید ، آن را برطرف کنید.

فرایند کسب و کار خود را از قبل مرور کنید و بفهمید که چه سیستم ها و اطلاعاتی برای اتصال نیاز دارند.