تلفن VoIP نکسفون و اهمیت آن در آژانس‌های مسافربری
ارتباطات داخلی و خارجی همیشه یک موضوع بسیار مهم برای آژانس های مسافرتی به شمار می‌رود، تا تجربه سفر خوبی را برای مشتریان خود به ارمغان آورد. همین دلیل است که موجب می‌شود آژانس های مسافربری نیازمند یک سیستم ارتباطی خوب باشند. تلفن ابری VoIP به عنوان یک راهکار نوین در حوزه ارتباطات سازمانی، این امکان را برای آژانس‌های مسافرتی فراهم می‌آورد که تماس‌های خود را به صورت هوشمند مدیریت کرده و با کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری، تجربه بهتری را برای مشتریان رقم بزنند.
در این مقاله، به بررسی نقش تلفن ابری در صنعت گردشگری و مسافرت خواهیم پرداخت و مزایای آن را در بهبود ارتباطات، کاهش هزینه‌ها، افزایش کارایی و بهبود تجربه مشتری بررسی خواهیم کرد. همچنین، چگونگی استفاده از فناوری VoIP و سیستم‌های مدیریت تماس در آژانس‌های مسافرتی را مورد تحلیل قرار خواهیم داد تا نشان دهیم چگونه این فناوری می‌تواند مسیر رشد و توسعه این کسب‌وکارها را هموار نماید.
لزوم استفاده از سیستم مدیریت مرکز تماس
مرکز تماس یکی از بخش‌های کلیدی هر سازمانی است که نقشی اساسی در فرآیندهای تجاری و اقتصادی ایفا می‌نماید. مدیریت غیرحرفه‌ای و نادرست این بخش قطعا خسارات جبران‌ناپذیری را به کسب‌وکارها وارد کند. در واقع، مرکز تماس را می‌توان به عنوان ویترین سازمان در نظر گرفت که نشان‌دهنده سطح کیفیت خدمات و تعاملات آن مجموعه با مشتریان است.
اهمیت این بخش در برخی شرکت‌ها به خصوص آن سازمان‌هایی که ارتباطات تلفنی بخش مهمی از فعالیت اقتصادی‌شان را تشکیل می‌دهد، دوچندان می‌شود. آژانس‌های مسافرتی و گردشگری از جمله این کسب‌وکارها هستند که وابستگی زیادی به ارتباطات تلفنی دارند. بنابراین، ارتقا و توسعه مرکز تماس در این شرکت‌ها نه تنها یک انتخاب، بلکه یک ضرورت خواهد بود که تأثیر مستقیمی بر رضایت مشتریان و موفقیت تجاری آن‌ها خواهد داشت.
نقش تلفن سازمانی نکسفون در آژانس‌های مسافرتی
به صورت کلی شرکت‌های مسافرتی و گردشگری جز مشاغلی هستند که تلفن و ارتباطات تلفنی عنصر جدایی‌ناپذیر آن‌ها به حساب خواهد آمد. به عبارتی مهم ترین راه ارتباطی این مدل از کسب و کارها با مشتریان، از طریق ارتباطات تلفنی خواهد بود. حال با توجه به پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات و به دنبال آن تغییر سبک و سیاق زندگی مردم، شرکت‌های مسافرتی و گردشگری برای باقی‌ماندن در میدان رقابت بهتر است نوع ارتباطات داخلی خود را بهبود ببخشند.
پس به صورت کلی یکی از عواملی که به پیشرفت کسب و کار شما کمک می‌کند بهبود سبک ارتباطات داخلی است. یعنی گسترش و بهینه سازی مرکز تماس باعث می‌شود که فعالیت ها و امور مربوط به میزان رضایت مشتریان، بازاریابی، بررسی عملکرد پرسنل و همچنین خدمات پشتیبانی مجموعه را مورد ارزیابی قرار دهید.
VoIPکاهش هزینه ارتباطات آژانس های مسافرتی با سیستم
استفاده از فناوری تلفن اینترنتی VoIP برای آژانس های مسافرتی می‌تواند نقش مهمی در کاهش هزینه‌های عملیاتی و زیرساختی داشته باشد چراکه این دسته از تلفن ها نیازی به زیرساخت قبلی ندارند. این سیستم که بر بستر اینترنت فعالیت می نماید، هزینه های مربوط به نصب، نگهداری و پیکربندی را در مقایسه با خطوط تلفن سنتی به میزان قابل‌توجهی کاهش خواهد داد. همچنین، نیاز به فضای فیزیکی و تجهیزات گسترده‌ای که در مراکز تماس سنتی ضروری هستند، در این روش از بین می‌رود.
یکی دیگر از مزایای نکسفون، یکپارچگی ارتباطات داخلی است. بسیاری از اپراتور هایی که سیستم تلفن ابری را ارائه می‌دهند، خدماتی مانند اپراتور پیش فرض، کنفرانس صوتی و ... را در دسترس کاربران قرار می دهند. این قابلیت، ضمن بهینه‌سازی ارتباطات، هزینه‌های مربوط به زیرساخت های چندگانه را نیز کاهش خواهد داد.
از سوی دیگر، مرکز تماس VoIP هزینه‌های نگهداری را به حداقل خواهد رساند، زیرا نیاز به تعویض مداوم تجهیزات یا نصب دستگاه‌های جدید را از بین می برد. تا زمانی که اتصال اینترنت پایدار وجود داشته باشد، آژانس‌های مسافرتی می‌توانند از هر مکان و با استفاده از دستگاه‌های موجود، تماس ها را مدیریت نمایند. علاوه بر این، حذف خطوط تلفن سنتی PSTN به معنای کاهش هزینه‌های قبض تلفن و افزایش انعطاف‌پذیری ارتباطات است.
مزایای تلفن سازمانی برای آژانس های مسافرتی چیست؟
فناوری VoIP مزایای قابل‌توجهی برای آژانس های مسافرتی و گردشگری به همراه خواهد داشت. یکی از مهم ترین این مزایا، بهبود ارتباط بین شعب و کاهش هزینه‌ها است. شرکت های مسافرتی و هواپیمایی، به دلیل داشتن شعب متعدد، همواره با چالش های ارتباطی زیادی مواجه هستند. اما با بهره‌گیری از سامانه VoIP، ارتباط میان این شعب بهینه شده و امکان برقراری تماس‌های داخلی با هزینه‌ای ناچیز فراهم خواهد شد.
علاوه بر این، VoIP امکان برقراری تماس‌های باکیفیت با مشتریان را فراهم می آورد. آژانس های مسافرتی اغلب با چالش های ارتباطی مختلفی روبه‌رو هستند، اما سامانه VoIP با قابلیت هایی مانند تماس مجدد، تلفن گویا و سیستم های مدیریت تماس، به بهبود این مشکلات کمک می نمایند. همچنین، ابزارهایی مانند IVR (منشی تلفنی خودکار) باعث می‌شوند فرآیند پاسخ‌گویی به مشتریان با بهترین سرعت ممکن انجام شود. این قابلیت‌ها نه تنها تجربه مشتریان را ارتقا خواهد داد، بلکه به افزایش رضایت و اعتماد آن‌ها نسبت به آژانس های مسافرتی نیز کمک می نماید.
سامانه یادآوری هوشمند در آژانس‌های هواپیمایی
سامانه یادآوری هوشمند در آژانس های هواپیمایی، ابزاری بسیار کارآمد برای اطلاع‌رسانی خودکار به مسافران درباره جزئیات سفرشان است. این سامانه با ارسال پیامک، ایمیل، تماس تلفنی یا اعلان‌های درون برنامه‌ای، اطلاعات مهمی مانند زمان رزرو، صدور بلیط، چک‌این، تغییرات احتمالی یا لغو پرواز را به مسافران یادآوری می‌نماید. استفاده از این سیستم نه‌تنها باعث افزایش رضایت مسافران خواهد شد، بلکه از بروز مشکلات ناشی از فراموشی یا تغییرات ناگهانی جلوگیری می کند.
سامانه ویپ چگونه به شرکت‌های مسافرتی و گردشگری کمک می‌کند؟
در پاراگراف های قبلی مطرح کردیم که شرکت های مسافرتی و گردشگری برای مدیریت مرکز تماس خود نیاز به این دارند که سامانه مدیریتی آن مرکز ویژگی‌ها و امکانات منحصربه‌فردی داشته باشند.
ایجاد ارتباط بین شعب و کاهش هزینه‌ها
شرکت های مسافرتی و هواپیمایی معمولا دارای شعب مختلفی هستند که ارتباط میان آن ها همیشه یکی از چالش های پیش‌روی این شرکت‌ها است. تلفن ابری نکسفون با تسهیل ارتباط بین شعب این امکان را ایجاد می کند که همه شعبه ها یک شرکت مسافرتی و گردشگری در سرتاسر کشور به یکدیگر متصل شوند.
توزیع تماس
توزیع تماس یکی از ویژگی‌های مهم سامانه‌های مدیریت مرکز تماس است. سیستم تلفنی VoIP این امکان را فراهم می‌کند که تماس‌ها بر اساس شماره تلفن و پیش‌شماره آن بین شعب مختلف توزیع شوند. این توزیع می‌تواند بر اساس پیش‌شماره استان‌ها، پیش‌شماره خطوط تلفن همراه یا حتی بر اساس شماره‌های مناطق یک شهر انجام گیرد. به عنوان مثال، اگر دفتر مرکزی شما در تهران باشد و تماسی از شهر اصفهان دریافت نمایید، این تماس با توجه به سناریویی که شما تنظیم کرده‌اید، به نزدیک‌ترین شعبه به اصفهان منتقل خواهد شد. همین ویژگی در خطوط داخل شهر نیز قابل استفاده است. این قابلیت به ویژه برای شرکت های هواپیمایی و گردشگری که نیاز به ارائه خدمات گسترده دارند، بسیار مفید و کارآمد خواهد بود.
مدیریت صف تماس
مورد دیگری که شرکت‌های هواپیمایی و گردشگری با آن مواجه هستند، از دست رفتن تماس‌ها در زمان‌های شلوغ و پرترافیک مرکز تماس است. یکی از راهکارهای تلفن اینترنتی برای حل این مشکل، کاهش زمان رسیدگی به تماس‌ها خواهد بود. برای این منظور، باید سناریویی طراحی شود که تعداد صف تماس ها و مدت زمان انتظار در سیستم تعریف گردد. سیستم مدیریت صف تماس به گونه‌ای طراحی شده است که اگر مشتری بیش از مدت زمان معینی در صف تماس منتظر بماند، سیستم او را به اپراتوری با ترافیک کمتر منتقل خواهد کرد.
این راهکار ها و سناریو ها بستگی به اهداف و تعاریف هر سازمان دارد. به همین دلیل، مدت‌زمان انتظار و تعداد افراد حاضر در صف تماس باید متناسب با شرایط کاری خاص هر سازمان تعیین شود. به این ترتیب، سازمان ها می توانند با ارتقای ارتباطات مخابراتی، امکانات تعامل با مشتریان خود را بهبود دهند.
نکسفون چیست و چرا نکسفون؟
نکسفون، تلفن VoIP (تلفن تحت شبکه) ویژه استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و متوسط است. این سرویس، هیچ نیازی به سرور و تجهیزاتخاصی ندارد و به راحتی و تنها از طریق اینترنت و با استفاده از دستگاه تلفن، پنل وب و یا اپلیکیشن موبایل امکان برقراری و دریافت تماس را برای سازمان‌ها از هر نقطه‌ای از کشور فراهم می‌آورد.
قیمت تلفن ابری نکسفون تا ۶۰٪ کمتر از سایر روش‌های ارتباطی است. همچنین با نکسفون، هر سازمانی و با هر بودجه‌ای می‌تواند سرشماره دلخواه (خط ثابت تهران و کشوری) خود را انتخاب نمایید و از امکانات متعدد نکسفون نظیر تلفن گویا، صف تماس، انتقال تماس، فکس اینترنتی و … بهره‌مند شوید.
